El Instituti Meksikan i Sigurimeve Shoqërore (IMSS) ka ndërmarrë një hap të rëndësishëm në strategjinë e saj të transformimit dixhital duke përcaktuar se nënshkrim elektronik, ose nënshkrim elektronik i përparuarDo të jetë një kërkesë e detyrueshme për të përfunduar disa nga procedurat e tyre që lidhen me punëdhënësin në internet. Ky vendim ndikon drejtpërdrejt te kompanitë, punëdhënësit dhe përfaqësuesit ligjorë që menaxhojnë regjistrimet e punonjësve, transferimet dhe regjistrimet e punëdhënësve përmes internetit.
Me këtë masë, organizata synon të përmirësojë proceset, të forcojë sigurinë e informacionit dhe të zvogëlojë përdorimin e letrës në procedurat e tyre administrative. Nga data e specifikuar në marrëveshje, nuk do të jetë më e mundur të kryhen procedura të caktuara dixhitale nëse përdoruesi nuk ka një nënshkrim elektronik i vlefshëm të lëshuar nga Shërbimi i Administratës Tatimore (SAT).
IMSS do ta bëjë të detyrueshme e.firma në procedurat online
Skema e re u përcaktua në një marrëveshje e Këshillit Teknik të IMSS-së dhe botuar në Gazeta Zyrtare e Federatës (DOF)gjë që i jep status zyrtar. Që nga hyrja në fuqi e saj, nënshkrimi elektronik do të pushojë së qeni një shtesë opsionale dhe do të bëhet mjeti kryesor për verifikimin e identitetit në procedurat elektronike të punëdhënësit.
Autoritetet e Institutit shpjegojnë se nënshkrimi elektronik i përparuar do të lejojë verifikoni identitetin e modeleve më saktëpër të zvogëluar gabimet e futjes së të dhënave dhe për të ofruar siguri më të madhe ligjore për transaksionet e kryera përmes portaleve institucionale. Kjo përforcon përdorimin e kanalet dixhitale si metoda e preferuar për të bashkëvepruar me IMSS në lidhje me regjistrimin dhe mbledhjen.
Zbatimi i këtij detyrimi nuk kufizohet vetëm në një ndryshim teknik, por është pjesë e një model hibrid i kujdesit Ky sistem kombinon proceset online me hapa të kryerjes personalisht për procedura të caktuara. Në të gjitha rastet kur përdoret metoda dixhitale, nënshkrimi elektronik do të jetë elementi qendror për autentifikimin e përdoruesit.
Cilat procedura të IMSS do të kërkojnë një nënshkrim elektronik të detyrueshëm?
Marrëveshja specifikon se nënshkrim elektronik i përparuar do të jetë i domosdoshëm për një seri procedurat e punëdhënësit në internet, veçanërisht ato që lidhen me regjistrimin e kompanisë dhe menaxhimin e punonjësve. Ndër procedurat më të rëndësishme janë:
- Regjistrimi i punëdhënësit dhe regjistrimi në sigurimin e rrezikut në punëProcedura e kërkuar për të regjistruar një kompani të re, punëdhënës (individ ose person juridik), si dhe për të rifilluar aktivitetet para IMSS-së.
- Caktimi i Regjistrimit Unik të Punëdhënësit (RPU)menaxhim që lejon grupimin e disa regjistrimeve të punëdhënësve nën një çelës të vetëm, duke lehtësuar përmbushjen e detyrimeve dhe kontrollin e lëvizjeve.
- Njoftime për ndryshimet e përkatësisë së punonjësvePërfshin punësimet e reja, pushimet nga puna dhe ndryshimet e pagave që i dërgohen Institutit në mënyrë dixhitale.
Në rastin e njoftime për ndryshime të përkatësisëPunëdhënësi do të jetë në gjendje të përdorë nënshkrimin elektronik për të validuar elektronikisht dorëzimet e informacionit në masë, si p.sh. kur nënshkruhet një PDF me një certifikatë dixhitaleKjo është veçanërisht e dobishme për kompanitë me një numër të madh punonjësish. Sistemi mbështet, për shembull, ngarkimin e skedarëve në një format specifik për të dhëna të shumëfishta në një operacion të vetëm.
IMSS sqaron se, kur kryhen të njëjtat procedura personalisht në dritareForma të tjera të identifikimit dhe kërkesave për dokumentacion do të vazhdojnë të ekzistojnë. Megjithatë, sa herë që procedura kryhet në internet, e.firma (nënshkrimi elektronik) do të jetë mjeti i kërkuar për të verifikuar identitetin e punëdhënësit ose përfaqësuesit ligjor.
Për më tepër, nënshkrimi elektronik është integruar si një kërkesë teknike në procedurat që lidhen me Numri i Identifikimit Elektronik të Punëdhënësit (NPIE) dhe certifikatë dixhitale, instrumente të përdorura për të siguruar komunikimin online midis Institutit dhe kompanive.
Datat dhe hyrja në fuqi e detyrimit të ri
Vetë marrëveshja, e publikuar në Fletorja Zyrtare e Federatës Aty thuhet se rregullat e reja do të fillojnë të zbatohen. pesëmbëdhjetë ditë pune pas publikimit të tijKy afat u caktua për t'u dhënë kohë si departamenteve të brendshme të Institutit ashtu edhe përdoruesve për të përshtaten me sistemet dhe kërkesat të lidhura me nënshkrimin elektronik.
Në terma praktikë, kjo periudhë mirësjelljeje do të thotë që, duke filluar nga data e specifikuar, Procedurat e nisura më pas duhet të kenë domosdoshmërisht një nënshkrim elektronik të vlefshëm.Çdo kërkesë e paraqitur pas hyrjes në fuqi, pa këtë element vërtetimi, nuk mund të plotësohet në mënyrë dixhitale.
Nga ana tjetër, IMSS e bën të qartë se procedurat që ishin nisur përpara se marrëveshja të hynte në fuqi Ato mund të përfundohen në përputhje me rregullat e mëparshme. Kjo do të thotë, nuk do të ketë detyrim për të rikonfiguruar procedurat në vazhdim ose për të rinisur aplikimet e paraqitura tashmë për shkak të mungesës së një nënshkrimi elektronik, me kusht që ato të kenë filluar brenda kuadrit të mëparshëm rregullator.
Dhënia e datave dhe përmendja e qartë e proceseve në vazhdim synojnë të shmangin konfuzionin midis kompanive, duke kufizuar fushëveprimin e kërkesës së re në procedurat e gjeneruara sipas skemës së re dhe jo për procedurat që ishin tashmë në proces në nën-delegacione ose platformat elektronike.
Marrëdhënia me thjeshtimin dhe dixhitalizimin e procedurave
Kërkesa për një nënshkrim elektronik nuk shfaqet veçmas, por brenda një proces më i gjerë i modernizimit administrativ të cilën IMSS e ka promovuar në koordinim me agjencitë federale të transformimit dixhital. Një nga objektivat është që, në mënyrë progresive, një një pjesë më e madhe e procedurave mund të kryhen në internet pa pasur nevojë të shkoni fizikisht në zyra.
Në këtë kontekst, nënshkrimi elektronik po vendoset si çelësi i qasjes në shërbimet onlineKjo plotëson mjete të tjera si NPIE, certifikatat dixhitale dhe skedari dixhital i së ardhmes. Ideja është që informacioni i punëdhënësit dhe punonjësit do të menaxhohet në platforma të sigurta, me të dhëna automatike se kush kryen çdo operacion dhe kur kryhet ai.
Kjo qasje është në përputhje me trendet e vërejtura në administratat e tjera publike, si në Meksika, si në vende të ndryshme evropianeku identifikimi elektronik dhe nënshkrimet dixhitale janë bërë standarde për aksesin në shërbimet qeveritare. Edhe pse IMSS përqendrohet në kontekstin meksikan, modeli për përdorimin e detyrueshëm të nënshkrimeve elektronike është i ngjashëm me atë të aplikuar në sistemet evropiane të qeverisjes elektronike.
Për më tepër, dixhitalizimi lejon kryqëzimin e të dhënave në kohë reale me bazat e të dhënave të tjera institucionale, përmirësojnë kontrollet e brendshme dhe zvogëlojnë përsëritjen e kërkesave dokumentare, gjë që përkthehet në më pak udhëtime dhe më pak ngarkesë pune për zonat e dritares dhe arkivit.
Ndryshime të tjera të lidhura: CURP biometrike dhe të dhënat dixhitale
Së bashku me kërkesën për të përdorur e.firma (nënshkrimin elektronik) në procedurat online, IMSS ka propozuar rregullime shtesë në mënyrën se si identifikohen njerëzit dhe për të ruajtur informacion mbi përfituesit dhe punëdhënësit. Ndër karakteristikat më të spikatura është CURP biometrik si referencë në të ardhmen për identifikimin personal.
Ndërkohë që ky dokument po zbatohet plotësisht në nivel kombëtar, Instituti do të vazhdojë të pranojë dokumente identifikimi zyrtare me foto të vlefshme për procedurat ballë për ballë. Megjithatë, sapo CURP me të dhëna biometrike të jetë i disponueshëm dhe i përhapur, pritet që ai të bëhet mjeti kryesor i verifikimit të identitetit para IMSS në territorin meksikan.
Për më tepër, institucioni po punon për zhvillimin e një skedar dixhitalI konceptuar si një "skedar i vetëm elektronik" që centralizon të dhënat personale, historikun e transaksioneve, dokumentet dhe veprimet administrative, ky skedar do të zëvendësojë gradualisht arkivat tradicionale fizike, duke lejuar Dokumentet konsultohen dhe validohen në format dixhital. nga personel i autorizuar nga çdo njësi administrative.
Kombinimi i CURP-it biometrik (Kodi Unik i Regjistrit të Popullsisë), të dhënave dixhitale dhe nënshkrimeve elektronike krijon një mjedis në të cilin identiteti dhe informacioni i punëdhënësve dhe punonjësve do të menaxhohen kryesisht elektronikisht. Ky sistem, i ngjashëm me atë që përdoret tashmë në disa administrata evropiane, synon të forconi sigurinë e informacionit dhe të zvogëlojnë shanset e imitimit ose manipulimit të të dhënave.
Rekomandime për punëdhënësit dhe përfaqësuesit ligjorë
Duke pasur parasysh përdorimin e detyrueshëm të nënshkrimeve elektronike në disa procedura online, vetë IMSS rekomandon që të punëdhënësit, përfaqësuesit ligjorë dhe firmat e kontabilitetit Merrni një sërë masash paraprake për të shmangur pengesat gjatë menaxhimit të detyrimeve tuaja.
Para së gjithash, është thelbësore verifikoni që nënshkrimi elektronik është i vlefshëmNëse certifikata ka skaduar ose është gati të skadojë, këshillohet ta rinovoni atë me SAT ose, nëse është e aplikueshme, rikuperoni fjalëkalimin e BESNIKUT me njoftim të mjaftueshëm paraprak, pasi pa një nënshkrim aktiv nuk do të jetë e mundur të plotësohen aplikimet elektronike të parashikuara në marrëveshje.
Gjithashtu sugjerohet që personat përgjegjës për procedurat të jenë njiheni me përdorimin e nënshkrimit elektronik në platformat zyrtare dixhitalenga të dyja, SAT dhe IMSS. Kjo përfshin të kuptuarit se si skedarët e lidhur me nënshkrimin, fjalëkalimet dhe hapat për të vulosur elektronikisht formularët (ose Nënshkruani dokumentet e Zyrës) dhe si të verifikohet që dërgesa është bërë në mënyrë korrekte.
Së fundmi, është e dobishme të rishikohet paraprakisht. Cilat procedura të kompanisë kryhen në internet? dhe cilat do të vazhdojnë të përpunohen personalisht, në mënyrë që dokumentacioni të mund të organizohet brenda institucionit dhe të caktohet personi ose personat që do të ushtrojnë përfaqësim dixhital përpara se Instituti të mund të caktohet.
Me këto ndryshime, IMSS po lëviz drejt një modeli menaxhimi ku e.firma bëhet një element kyç për të vepruar në mjedise dixhitaleKjo gjithashtu hap rrugën për të dhëna elektronike dhe identifikim biometrik më të përhapur. Për bizneset dhe punëdhënësit, përshtatja me këtë kuadër të ri përfshin një përshtatje fillestare, por edhe mundësinë e të paturit procese më të efektshme, më të gjurmueshme dhe më pak të varura nga letra.
