Instituti Meksikan i Sigurimeve Shoqërore (IMSS) ka ndërmarrë një hap të rëndësishëm në strategjinë e tij të transformimit dixhital duke vendosur që e.firma, ose nënshkrimi elektronik i avancuar , do të jetë një kërkesë e detyrueshme për përfundimin e disa prej procedurave të tij online të punëdhënësit. Ky vendim ndikon drejtpërdrejt në kompanitë, punëdhënësit dhe përfaqësuesit ligjorë që menaxhojnë regjistrimet e punonjësve, ndryshimet në statusin e punësimit dhe regjistrimet e punëdhënësve online.
Me këtë masë, agjencia synon të përmirësojë proceset, të forcojë sigurinë e informacionit dhe të zvogëlojë përdorimin e letrës në procedurat e saj administrative. Nga data e specifikuar në marrëveshje, nuk do të jetë më e mundur të kryhen procedura të caktuara dixhitale nëse përdoruesi nuk ka një nënshkrim elektronik të vlefshëm të lëshuar nga Shërbimi i Administratës Tatimore (SAT).
IMSS do ta bëjë të detyrueshme e.firma në procedurat online
Sistemi i ri u përcaktua në një marrëveshje nga Këshilli Teknik i IMSS dhe u botua në Gazetën Zyrtare të Federatës (DOF) , duke i dhënë kështu status zyrtar. Që nga hyrja e tij në fuqi, e.firma (nënshkrimi elektronik) nuk do të jetë më një shtesë opsionale dhe do të bëhet mjeti kryesor për verifikimin e identitetit në procedurat elektronike të punëdhënësit.
Autoritetet e Institutit shpjegojnë se nënshkrimi elektronik i avancuar do të lejojë verifikim më të saktë të identitetit të punëdhënësve , do të zvogëlojë gabimet e futjes së të dhënave dhe do të ofrojë siguri më të madhe ligjore për transaksionet e kryera përmes portaleve të institucionit. Kjo përforcon përdorimin e kanaleve dixhitale si metodën e preferuar për të bashkëvepruar me IMSS (Institutin Meksikan të Sigurimeve Shoqërore) në lidhje me regjistrimin dhe kontributet.
Zbatimi i kësaj kërkese nuk është thjesht një ndryshim teknik; ai është pjesë e një modeli hibrid shërbimi që kombinon proceset online me hapa të drejtpërdrejtë për procedura të caktuara. Në të gjitha rastet kur përdoret kanali dixhital, nënshkrimi elektronik do të jetë elementi qendror për vërtetimin e përdoruesit.
Cilat procedura të IMSS do të kërkojnë një nënshkrim elektronik të detyrueshëm?
Marrëveshja specifikon se nënshkrimet elektronike të avancuara do të jenë thelbësore për një sërë procedurash online të punëdhënësit , veçanërisht ato që lidhen me regjistrimin e kompanisë dhe menaxhimin e punonjësve. Ndër procedurat më të rëndësishme janë:
- Regjistrimi i punëdhënësit dhe regjistrimi në sigurimin e rrezikut në punëProcedura e kërkuar për të regjistruar një kompani të re, punëdhënës (individ ose person juridik), si dhe për të rifilluar aktivitetet para IMSS-së.
- Caktimi i Regjistrimit Unik të Punëdhënësit (RPU)menaxhim që lejon grupimin e disa regjistrimeve të punëdhënësve nën një çelës të vetëm, duke lehtësuar përmbushjen e detyrimeve dhe kontrollin e lëvizjeve.
- Njoftime për ndryshimet e përkatësisë së punonjësvePërfshin punësimet e reja, pushimet nga puna dhe ndryshimet e pagave që i dërgohen Institutit në mënyrë dixhitale.
Në rastin e njoftimeve të regjistrimit të punonjësve , punëdhënësit mund të përdorin nënshkrimin e tyre elektronik (e.firma) për të validuar elektronikisht dorëzimet e të dhënave në masë, ngjashëm me nënshkrimin e një PDF-je me një certifikatë dixhitale . Kjo është veçanërisht e dobishme për kompanitë me një numër të madh punonjësish. Sistemi mbështet, për shembull, ngarkimin e skedarëve në një format specifik për regjistrime të shumëfishta në një operacion të vetëm.
Instituti Meksikan i Sigurimeve Shoqërore (IMSS) sqaron se kur të njëjtat procedura kryhen personalisht në një sportel shërbimi , do të zbatohen ende forma të tjera të identifikimit dhe kërkesave për dokumentacion. Megjithatë, sa herë që procedura kryhet në internet, nënshkrimi elektronik (e.firma) do të jetë mjeti i kërkuar për të verifikuar identitetin e punëdhënësit ose përfaqësuesit ligjor.
Për më tepër, nënshkrimi elektronik është integruar si një kërkesë teknike në procedurat që lidhen me Numrin Elektronik të Identifikimit të Punëdhënësit (NPIE) dhe certifikatën dixhitale , instrumente të përdorura për të siguruar komunikimin online midis Institutit dhe kompanive.
Datat dhe hyrja në fuqi e detyrimit të ri
Vetë marrëveshja, e botuar në Gazetën Zyrtare të Federatës, përcakton se rregullat e reja do të hyjnë në fuqi pesëmbëdhjetë ditë pune pas botimit të tyre . Ky afat kohor u caktua për t'u dhënë kohë si departamenteve të brendshme të Institutit ashtu edhe përdoruesve të përshtaten me sistemet dhe kërkesat që lidhen me e.firma (nënshkrimin elektronik).
Në terma praktikë, kjo periudhë mospagimi do të thotë që, nga data e specifikuar, çdo procedurë e filluar më pas duhet të ketë një nënshkrim elektronik të vlefshëm . Çdo kërkesë e paraqitur pas datës së hyrjes në fuqi pa këtë element vërtetimi nuk mund të përfundohet në mënyrë dixhitale.
Nga ana tjetër, IMSS sqaron se procedurat e filluara para se marrëveshja të hynte në fuqi mund të përfundojnë sipas rregullave të mëparshme. Me fjalë të tjera, procedurat në vazhdim nuk do të kërkohet të rikonfigurohen, dhe as aplikimet e paraqitura tashmë nuk do të rifillojnë, për shkak të mungesës së një e.firma (nënshkrimi elektronik), me kusht që ato të kenë filluar brenda kuadrit të mëparshëm rregullator.
Dhënia e datave dhe përmendja e qartë e proceseve në vazhdim synojnë të shmangin konfuzionin midis kompanive, duke kufizuar fushëveprimin e kërkesës së re në procedurat e gjeneruara sipas skemës së re dhe jo në proceset që ishin tashmë në zhvillim e sipër në nën-delegime ose platformat elektronike.
Marrëdhënia me thjeshtimin dhe dixhitalizimin e procedurave
Kërkesa për një nënshkrim elektronik (e.firma) nuk është një masë e izoluar, por më tepër pjesë e një procesi më të gjerë modernizimi administrativ që Instituti Meksikan i Sigurimeve Shoqërore (IMSS) ka promovuar në koordinim me agjencitë federale të transformimit dixhital. Një nga objektivat është që një pjesë më e madhe e procedurave të përfundohen në internet , duke eliminuar gradualisht nevojën për të vizituar fizikisht zyrat.
Në këtë kontekst, nënshkrimet elektronike po bëhen çelësi për aksesin në shërbimet online , duke plotësuar mjete të tjera si NPIE (Nënshkrimi Elektronik Kombëtar për Punëdhënësit), certifikatat dixhitale dhe skedari dixhital i së ardhmes. Ideja është që informacioni i punëdhënësit dhe punonjësit të menaxhohet në platforma të sigurta, me të dhëna automatike se kush kryen çdo transaksion dhe kur.
Kjo qasje përputhet me trendet e vërejtura në administratat e tjera publike, si në Meksikë ashtu edhe në vende të ndryshme evropiane , ku identifikimi elektronik dhe nënshkrimet dixhitale janë bërë standarde për aksesin në shërbimet qeveritare. Edhe pse IMSS përqendrohet në kontekstin meksikan, modeli i tij për përdorimin e detyrueshëm të nënshkrimeve elektronike është i ngjashëm me atë të zbatuar në sistemet evropiane të qeverisjes elektronike.
Për më tepër, dixhitalizimi lejon kryqëzimin e të dhënave në kohë reale me bazat e të dhënave të tjera institucionale , duke përmirësuar kontrollet e brendshme dhe duke zvogëluar përsëritjen e kërkesave për dokumentacion, gjë që përkthehet në më pak udhëtime dhe një ngarkesë pune më të ulët për zonat e dritares dhe arkivit.
Ndryshime të tjera të lidhura: CURP biometrike dhe të dhënat dixhitale
Së bashku me kërkesën për të përdorur nënshkrimin elektronik (e.firma) për procedurat online, Instituti Meksikan i Sigurimeve Shoqërore (IMSS) ka propozuar rregullime shtesë në mënyrën se si identifikon individët dhe ruan informacionin mbi përfituesit dhe punëdhënësit. Ndër elementët më të spikatur është CURP biometrik ( Kodi Unik i Regjistrit të Popullsisë) si një referencë e ardhshme për identifikimin personal.
Ndërkohë që ky dokument po zbatohet plotësisht në të gjithë vendin, Instituti do të vazhdojë të pranojë dokumente identifikimi zyrtare me foto të vlefshme për transaksionet ballë për ballë. Megjithatë, sapo CURP me të dhëna biometrike të jetë i disponueshëm dhe të përdoret gjerësisht, pritet që ai të bëhet mjeti kryesor i verifikimit të identitetit me IMSS në të gjithë Meksikën.
Për më tepër, institucioni po punon për zhvillimin e një skedari dixhital , të konceptuar si një "dosje e vetme elektronike" që centralizon të dhënat personale, historikun e transaksioneve, dokumentet dhe të dhënat administrative. Ky skedar do të zëvendësojë gradualisht arkivat fizike tradicionale, duke lejuar që dokumentet të konsultohen dhe të validohen në mënyrë dixhitale nga personeli i autorizuar nga çdo njësi administrative.
Kombinimi i CURP-it biometrik (Kodi Unik i Regjistrit të Popullsisë), të dhënave dixhitale dhe nënshkrimeve elektronike krijon një mjedis në të cilin identiteti dhe informacioni i punëdhënësve dhe punonjësve do të menaxhohen kryesisht elektronikisht. Ky sistem, i ngjashëm me ato që përdoren tashmë në disa administrata evropiane, synon të forcojë sigurinë e informacionit dhe të zvogëlojë mundësinë e imitimit ose manipulimit të të dhënave.
Rekomandime për punëdhënësit dhe përfaqësuesit ligjorë
Duke pasur parasysh kërkesën e menjëhershme për nënshkrime elektronike në disa procedura online, vetë IMSS rekomandon që punëdhënësit, përfaqësuesit ligjorë dhe firmat e kontabilitetit të marrin një sërë masash paraprake për të shmangur pengesat gjatë menaxhimit të detyrimeve të tyre.
Së pari, është thelbësore të verifikohet që e.firma (nënshkrimi elektronik) është i vlefshëm . Nëse certifikata ka skaduar ose është gati të skadojë, këshillohet ta rinovoni atë me SAT (Shërbimin e Administratës Tatimore) ose, nëse është e aplikueshme, të rikuperoni fjalëkalimin FIEL (Nënshkrimi Elektronik) shumë kohë më parë, pasi pa një nënshkrim aktiv nuk do të jetë e mundur të plotësohen aplikimet elektronike të mbuluara nga marrëveshja.
Gjithashtu, sugjerohet që ata që janë përgjegjës për procedurat të njihen me përdorimin e e.firma (nënshkrimi elektronik) në platformat zyrtare dixhitale si të SAT (Shërbimi i Administratës Tatimore) ashtu edhe të IMSS (Instituti Meksikan i Sigurimeve Shoqërore). Kjo përfshin të kuptuarit se si funksionojnë skedarët e lidhur me nënshkrimin, fjalëkalimet, hapat për vulosjen elektronike të formularëve (ose nënshkrimin e dokumenteve të Zyrës ) dhe si të verifikohet që dorëzimi ka qenë i suksesshëm.
Së fundmi, është e dobishme të rishikohet paraprakisht se cilat procedura të kompanisë kryhen në internet dhe cilat do të vazhdojnë të përpunohen personalisht, në mënyrë që dokumentacioni të mund të organizohet brenda kompanisë dhe personi ose personat që do të ushtrojnë përfaqësimin dixhital përpara se Instituti të mund të caktohet.
Me këto ndryshime, Instituti Meksikan i Sigurimeve Shoqërore (IMSS) po lëviz drejt një modeli menaxhimi ku nënshkrimi elektronik (e.firma) bëhet një komponent kyç për operimin në mjedise dixhitale , ndërkohë që hap rrugën për të dhëna elektronike dhe identifikim biometrik më të përhapur. Për kompanitë dhe punëdhënësit, përshtatja me këtë kuadër të ri përfshin një përshtatje fillestare, por edhe mundësinë e të paturit procedura më të efektshme, më të gjurmueshme dhe më pak të varura nga letra.
